2018年2月14日 星期三

完美主義使工作效率下降 ! 「想做好,反而沒能做好 」的好多要調整的習慣

今天是情人節
但完全沒有情人節的FU
這對我來說是美事
我不喜歡被商業化沾染的情人心意
所以來做一點不一樣的事
呵,在情人節分享一本書

最近在書店遇到一本書

封面很糟
完全不會讓我想讀它
《聚焦20%高密度工作力:學會「挑工作做」,用最少時間得到最大成效》



但可能是「20%」數字的關係
80/20是最近在企業輔導工作中
不斷運用與出現的法則與數字
熟悉度很高
所以下意識的就把這本書撈起翻了一下

妙的是

一翻到內頁
看到一段字「完美主義使工作效率下降」
馬上勾起了我的興趣

最近正深深體悟這個思維的差異

一是一位晤談對象
他因為下意識的完美主義思維
所以想把一份簡報做得很完義
而想要遞延簡報日期
遞延會感覺可有較充裕時間
但卻會因此趕不上他的107年6月的個人事業計劃截止日

他百分之八九十傾向遞延

讓我在旁邊看得很心驚

回家後

我寫下一句思考句

「如果你把這件事用盡力氣從八分做到十分的完美,但其他的幾件事 (如孩子學費、新同仁徵募會談、自己的生活節奏與健康等…) 因此沒做,卡住,值得嗎? 」



本來我是要寫給他參考的

後來看一看
竟然也很適合我!

這一下有些嚇到我

我正在做這樣的事!!!  而且不斷不斷地重覆做著這樣的事!!
真的是「完美主義使整體工作效率下降」

前幾週我被幾堂企業內訓新的客製化課程構思與好幾個課程與教練提案卡住

因為用盡力氣想要好好做到十分的完美
結果
其他的好幾件事,諸如新公司光合鮮活的很多事、孩子教養、事業開展計劃、健康節奏等等全都近乎停擺了

這樣的發生讓我很難受,正還在這樣的挫折漩渦中調節自己



另一是我好幾位品碩創新管理顧問同事,都是來自台積電的厲害好手,

在平日共事中,不斷地出現「對照組」的工作選擇
他們每一位
都能夠有效率地在短時間內完成工作

客戶滿意接受

自己也有一定生活品質

和這些厲害夥伴們共事中,最是明顯,同樣一件任務與工作,同事夥伴的處理模式與安排就和我很不一樣,一開始我很不習慣,內心有點覺得他們頗不應該,這樣的工作節奏讓我很不舒服,再一陣子,開始覺得我自己有些糟糕,怎麼總是糾結一些不需太糾結的事,在乎一些不需太在乎的細節或事項…

一般人很在乎,但成功人士毫不在意的7件事
《羅輯思維:成大事者不糾結》
之後,再看了《聚焦20%高密度工作力:學會「挑工作做」,用最少時間得到最大成效》
這本書,就清清楚楚明白他們工作的祕密了~~

原來,他們最大的祕訣
也許他們自身也說不清楚講不明白
但全在這本書中了

全在書中整理的33個準則中
高密度工作者太強大了


「你是完美主義者嗎?
  ‧工作上不允許任何失誤。
  ‧總是害怕失敗,心情無法放鬆。
  ‧不照順序完成工作,就渾身不對勁。
  ‧和行事草率的人一起工作就焦慮不安。
  ‧習慣把繁重的工作往後延。
  
  如果你有以上心態和習慣,只會讓事情愈做愈多,還得不到老闆和主管的喜愛!」

這一段是書介的開頭語,太貼切了


把書中的33準則列示在下:

【有效率地在短時間內完成工作】

  01
  (?)完美主義者:認為努力是一種美德
  (○)高密度工作者:認為提出成果才是美德
 


  02

  (?)完美主義者:無止境地努力
  (○)高密度工作者:為努力設底限
  →完美主義者總是全力以赴,卻因為長時間工作而導致生產性低落。高密度工作者會為自己設下工作時間限制,例如一小時內要完成某項工作,才能有效率地將能力發揮到最大極限。



  03

  (?)完美主義者:過度仔細以致速度緩慢
  (○)高密度工作者:有草率處理但速度較快
  →在工作中,有時回應得快,比回應得完美重要,像是開完會馬上發出謝函,即使簡短,對方也會獲得滿足感。因此,高密度工作者會適時地不拘小節,以迅速應對為目標。


  04

  (?)完美主義者:討厭時間壓力
  (○)高密度工作者:善用極限潛能



  05

  (?)完美主義者:見樹不見林的工作習慣
  (○)高密度工作者:全盤思考的工作習慣
  →主管交派工作就馬上完成,看似動作快、效率高,但如果一直漫無計畫,就會像陀螺般忙得團團轉,視野也會愈來愈小,最好的方法是,確實擬訂全盤計畫,再專注來衝刺。
  


  06
  (?)完美主義者:經常杞人憂天
  (○)高密度工作者:時時專注當下


  07

  (?)完美主義者:瑣事也全力以赴
  (○)高密度工作者:瑣事要能省則省

  
  08
  (?)完美主義者:時常因為郵件而分心
  (○)高密度工作者:活用郵件規則而專注



  09

  (?)完美主義者:傾向集中處理
  (○)高密度工作者:善用零碎時間



  10
  (?)完美主義者:動手緩慢而習慣拖延
  (○)高密度工作者:從小處著手立刻執行
→遇到困難的工作,完美主義者總覺得要有一段完整的時間才能解決,因而感到沉重,開始拖延工作。較好的做法是,將行動切割成小步驟,立即動手先跨出一小步,才能順利進展。


【發揮高效準備力,來提高成果】
  


  11
       
       (?)完美主義者:任何事都不允許妥協
  (○)高密度工作者:策略性妥協以求最佳成果
  →完美主義者喜歡一手包辦所有工作,一旦遇到突發狀況,哪邊都無法放手,結果什麼事都做不好。學會借用他人力量,該放手就放手,有限度地妥協,才能做出最大成果。



  12

  (?)完美主義者:試圖一網打盡
  (○)高密度工作者:掌握關鍵部份
  

  
  13
  (?)完美主義者:重視工作過程
  (○)高密度工作者:重視工作目的
  →充分思考目的與本質。站在對方的立場想像。時常提醒自己「目的是什麼?」「對方現在想要的是什麼?」「對方得到什麼樣的資訊會開心呢?」,不拘泥於過程,能夠靈活採取最佳方式


  14

    (?)完美主義者:從自己的堅持著手
  (○)高密度工作者:從對方的需求著手


  15

    (?)完美主義者:依照慣例努力
  (○)高密度工作者:採用獨創方法


  
  16
  (?)完美主義者:試圖克服弱點
  (○)高密度工作者:擅長發揮優點
  →完美主義者一想到要克服弱點,就充滿心理壓力。高密度工作者只專注於發揮自己的強項,假設以業務員來說,擅長與人相處者,就會盡力和對方維持聯繫,讓優點引發工作成效。



  17

    (?)完美主義者:執著過往的做法
  (○)高密度工作者:勇於嘗試新方法


【不畏失敗而行動】

  18

    (?)完美主義者:凡事三思而行
  (○)高密度工作者:立刻行動派



  19

    (?)完美主義者:想馬上做到完美
  (○)高密度工作者:習慣先擬定草案


  20

    (?)完美主義者:一次決勝負的思考模式
  (○)高密度工作者:採用機率性的思考模式



  21

    (?)完美主義者:容易感到挫折
  (○)高密度工作者:慢慢提升精確度




  22

    (?)完美主義者:為無可奈何的事煩惱
  (○)高密度工作者:專注於可達成的事項



  23

    (?)完美主義者:為所有的風險做準備
  (○)高密度工作者:針對較大風險徹底準備


【從容不迫做準備】


  24
    (?)完美主義者:缺乏充裕的時間
  (○)高密度工作者:營造從容的空間



  25

    (?)完美主義者:不輕易原諒自己
  (○)高密度工作者:常給自己小小的肯定



  26

    (?)完美主義者:總是怪罪自己而沮喪
  (○)高密度工作者:區分責任不苛求自我



  27

    (?)完美主義者:基於義務而行動
  (○)高密度工作者:因為興奮而行動



  28

    (?)完美主義者:極端的思考傾向
  (○)高密度工作者:保留灰色地帶的彈性思考



  29

    (?)完美主義者:為了不時之需囤積物品
  (○)高密度工作者:不斷淘汰多餘的物品


【善用他人的力量】


  30
    (?)完美主義者:嚴厲看待他人的失敗
  (○)高密度工作者:寬容對待他人的失敗



  31

    (?)完美主義者:試圖討好每一個人
  (○)高密度工作者:被一部份的人全力支持



  32  
  (?)完美主義者:希望所有人都達成協議
  (○)高密度工作者:掌握與關鍵人物的事前溝通
  →一種人就有一種想法,在團體中要讓所有人達成協議,相當不容易。重點在於,找出誰是關鍵人物,然後與對方事先協調、找出共識,才是順力推進工作的聰明做法。



  33

    (?)完美主義者:憑一己之力奮戰
  (○)高密度工作者:巧妙借用他人之力




作者非常用心,每一個準則都有舉出一個生活或工作上的實例說明,非常說到心崁裡,一度懷疑他有趴在我工作桌旁看我工作,或是鑽入我腦袋裡,竟然完全讀出我的心思或工作脈絡,十分嚇人
每一個準則也都有一個對照的圖示,很易懂,還都附上了兩項實踐原則,會很好使用,很推薦買書來對照使用

書的最前面,還有附上一張完美主義立即診斷表
總共有十五題,很快就可以做完
三個思考傾向面向
  • 二擇一的判斷─認為不是滿分就是零分,有時過度重視沒做到的事而自我譴責,並陷入自我厭惡。能確實執行工作,也講求正確性,但是不擅長因應狀況,彈性變更計劃或行動
  • 過度理想主義─對任何工作都設定非常高的行為標準與完成標準
  • 恐懼被否定─會過度在意他人拒絕和評價,有時因為過分地察言觀色,以致舉步維艱,無法果決做出判斷

最後,很喜歡作者 結語篇的一段文字,摘錄如下:

高密度工作者 的思考與行為習慣

「本書的目的,是想要傳達
認清『什麼地方該用力,什麼地方可以放鬆』
使付出的努力獲得更大成果的
思考及行為習慣

身為習慣化顧問,我的座右銘是『改變習慣就會改變工作與人生的品質』…

我把習慣大致分為以下三項:
  1. 行為習慣
  2. 身體習慣
  3. 思考習慣
關於行為習慣,同時也是身體習慣的收拾、節食、戒煙、運動、早起等面向……

工作的效率和效果,深受思考及行為習慣左右
因此,希望各位讀者每天就算只嘗試一個項目也好,立刻採取行動,一起實踐本書各項內容吧。

習慣化顧問公司董事長 古川武士」


這樣的座右銘,覺得很酷,百分百完全充分認同,在我平日工作的教練領域中,我們用的詞是「慣性」或「脈絡」,如果要有不一樣的結果表現,首要就是要破除無意識的慣性干擾,作者的意圖更為積極,改變習慣就會改變工作與人生的品質

太讚了

更好的是
他清楚地幫我們區分出三種習慣


  1. 行為習慣
  2. 身體習慣
  3. 思考習慣

這樣可以很快很有效率地針對不同習慣
進行調整與改變


瞬間充滿希望的FU


最後,還是推薦許許多多從小到大非常「認真」的朋友,總是很認真,很執著地想把很多事都做到好的朋友,都可以參考這本書,好好地讓自己


從苦情的完美主義者
改變成高密度工作者的習慣
進而改變工作與人生的品質!

祝福大家

順心圓滿地完成許多衷心想達成的成就

安璐
107/2/14

參考連結



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